Khi đánh giá và giới thiệu dịch vụ số cho doanh nghiệp, chúng tôi thường gặp những tình huống thực tế rất đáng chú ý. Một anh giám đốc studio sản xuất video mới mở từng gọi cho chúng tôi để hỏi tư vấn. Công ty anh vừa nhận dự án quay dựng cho một nhãn hàng lớn. Nhưng dữ liệu quay xong tới đâu là ổ cứng gắn ngoài đầy tới đó. Cả đội phải chia nhau mang ổ cứng qua lại để dựng phim, vừa mất thời gian vừa có nguy cơ mất dữ liệu nếu ổ cứng hỏng.
Anh thừa nhận lúc mới mở công ty chỉ nghĩ tới việc có máy quay, máy dựng tốt là đủ. Anh chưa từng tính tới việc cần một hạ tầng lưu trữ, chia sẻ dữ liệu bài bản ngay từ đầu. Câu chuyện các công ty Multimedia mới thành lập bỏ qua khâu chuyển đổi số cơ bản như vậy khá phổ biến. Nhiều doanh nghiệp thường chỉ nhận ra vấn đề khi quy mô dự án đã lớn hơn khả năng vận hành thủ công.
Vì Sao Doanh Nghiệp Multimedia Mới Thành Lập Cần Chuyển Đổi Số Sớm
Với những công ty mới bước vào lĩnh vực sản xuất nội dung số, việc trì hoãn chuyển đổi số tưởng chừng tiết kiệm được chi phí ban đầu. Nhưng thực tế lại tạo ra rủi ro lớn hơn nhiều về sau.
Áp lực cạnh tranh nội dung số tăng nhanh, chậm chân dễ mất khách hàng là thực tế mà chúng tôi thấy rõ khi làm việc với nhiều doanh nghiệp trong ngành. Khách hàng ngày nay kỳ vọng tốc độ sản xuất nội dung nhanh, chất lượng đồng đều, và khả năng phối hợp linh hoạt giữa các bên liên quan trong dự án. Một công ty vẫn còn xử lý dữ liệu, phê duyệt nội dung thủ công qua email, ổ cứng rời sẽ khó cạnh tranh nổi với những đơn vị đã có quy trình số hóa. Những đơn vị này thường phản hồi khách hàng nhanh hơn hẳn.
Chi phí vận hành thủ công cao hơn nhiều so với dùng dịch vụ số phù hợp. Đúng như tình huống anh giám đốc studio chúng tôi kể ở đầu bài, đây là điều nhiều doanh nghiệp mới chỉ nhận ra sau một thời gian vận hành. Thời gian nhân sự bỏ ra để copy, di chuyển, tìm kiếm dữ liệu thủ công, cộng thêm rủi ro mất dữ liệu do hỏng ổ cứng, thực chất là một khoản chi phí ẩn. Khoản chi phí ẩn này thường lớn hơn nhiều so với mức phí thuê dịch vụ lưu trữ đám mây phù hợp ngay từ đầu.
Những Nhóm Dịch Vụ Số Nên Đánh Giá Đầu Tiên
Không phải doanh nghiệp Multimedia mới nào cũng cần đầu tư toàn bộ hệ sinh thái công cụ ngay lập tức. Nhưng khi đánh giá và giới thiệu dịch vụ số cho doanh nghiệp mới, chúng tôi luôn khuyên ưu tiên xem xét ba nhóm dịch vụ số sau đây trước tiên.
- Hạ tầng lưu trữ, băng thông cho nội dung multimedia dung lượng lớn: file video, hình ảnh gốc thường có dung lượng rất lớn, cần dịch vụ lưu trữ đám mây có băng thông tải lên, tải xuống đủ nhanh, tránh tình trạng nghẽn khi cả đội cùng truy cập chỉnh sửa.
- Công cụ sản xuất và quản lý tài sản số, hay còn gọi là hệ thống quản lý asset: giúp lưu trữ có tổ chức, gắn nhãn, theo dõi bản quyền cho từng file, tránh tình trạng thất lạc hoặc dùng nhầm nội dung chưa được cấp phép sử dụng.
- Nền tảng phân phối và đo lường hiệu quả nội dung: sau khi sản xuất xong, doanh nghiệp cần công cụ để đưa nội dung tới đúng kênh, đúng đối tượng, đồng thời theo dõi được lượt xem, tương tác để đánh giá hiệu quả từng chiến dịch.
Ba nhóm dịch vụ này thường bị doanh nghiệp Multimedia mới bỏ qua vì nghĩ chưa cần thiết ở giai đoạn đầu. Nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi, càng đầu tư sớm vào hạ tầng cơ bản này, doanh nghiệp càng tránh được tình trạng phải làm lại từ đầu khi quy mô dự án tăng lên đột ngột.
Tiêu Chí Đánh Giá Và Giới Thiệu Dịch Vụ Số Cho Doanh Nghiệp Mới Khởi Động
Có danh sách nhóm dịch vụ cần rồi, bước tiếp theo là biết cách chọn đúng nhà cung cấp, đúng gói dịch vụ. Điều này giúp tránh lãng phí ngân sách cho những tính năng chưa thực sự cần dùng tới.
Ưu tiên gói linh hoạt, dễ mở rộng thay vì cam kết dài hạn ngay từ đầu là nguyên tắc chúng tôi luôn tư vấn cho doanh nghiệp mới. Ở giai đoạn khởi động, khối lượng công việc và số lượng dự án còn biến động nhiều. Vì vậy, doanh nghiệp nên chọn gói dịch vụ theo tháng hoặc theo dung lượng sử dụng thực tế, thay vì ký hợp đồng dài hạn với mức phí cố định cao ngay từ đầu. Cách này giúp tránh trường hợp trả tiền cho dung lượng dư thừa chưa dùng tới.
Xem xét mức độ hỗ trợ kỹ thuật và thời gian phản hồi khi có sự cố cũng là tiêu chí không thể bỏ qua, đặc biệt với ngành sản xuất nội dung vốn thường chạy theo deadline gấp. Một sự cố mất kết nối hoặc lỗi đồng bộ dữ liệu xảy ra đúng lúc gần hạn giao sản phẩm cho khách hàng có thể gây thiệt hại lớn hơn nhiều so với chênh lệch vài trăm nghìn tiền phí dịch vụ mỗi tháng. Vì vậy, đội hỗ trợ kỹ thuật phản hồi nhanh, có kênh liên hệ trực tiếp thường đáng giá hơn mức giá rẻ nhất trên thị trường.
Một gợi ý đáng cân nhắc là các dịch vụ số toàn diện cho doanh nghiệp giúp gộp nhiều hạng mục vào một đầu mối quản lý, tiết kiệm thời gian so sánh riêng lẻ. Cách này giúp doanh nghiệp không phải làm việc với nhiều nhà cung cấp khác nhau cho từng hạng mục lưu trữ, thiết kế, marketing. Có thể tham khảo thêm vì sao doanh nghiệp cần thực hiện SEO website mà chúng tôi từng phân tích, để hiểu thêm một hạng mục dịch vụ số quan trọng khác doanh nghiệp Multimedia mới cũng nên tính tới song song với hạ tầng lưu trữ nội dung.
Song song với việc chọn dịch vụ lưu trữ, quản lý nội dung, doanh nghiệp cũng nên cập nhật thêm xu hướng thiết kế website mà chúng tôi từng tổng hợp. Một website giới thiệu dịch vụ chuyên nghiệp cũng là kênh quan trọng để khách hàng tìm tới, đặc biệt với doanh nghiệp mới chưa có nhiều mối quan hệ sẵn có trong ngành.
Ngoài hạ tầng kỹ thuật, doanh nghiệp Multimedia mới cũng nên tìm hiểu thêm so sánh giữa digital marketing và marketing truyền thống mà chúng tôi từng chia sẻ. Nội dung này giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tiếp cận khách hàng phù hợp ngay từ giai đoạn đầu, thay vì chỉ tập trung vào sản xuất mà bỏ quên khâu quảng bá dịch vụ.
Với những doanh nghiệp cần một website bán hàng chuyên nghiệp làm nền tảng giới thiệu dịch vụ, có thể tham khảo thêm dịch vụ thiết kế website từ MONA Media nếu đang có nhu cầu này.
Kết Luận
Đánh giá và giới thiệu dịch vụ số cho doanh nghiệp đúng thứ tự ưu tiên giúp doanh nghiệp Multimedia mới tiết kiệm ngân sách và tránh sai lầm khi chọn dịch vụ số. Đây đúng như bài học anh giám đốc studio chúng tôi kể ở đầu bài đã rút ra sau một thời gian loay hoay với dữ liệu phân tán trên nhiều ổ cứng rời. Đừng đợi tới khi quy mô dự án vượt quá khả năng vận hành thủ công mới bắt đầu tìm hiểu dịch vụ số phù hợp.
Hãy bắt đầu từ những hạng mục cơ bản nhất: hạ tầng lưu trữ và quản lý tài sản số. Sau đó, doanh nghiệp có thể mở rộng dần sang các dịch vụ khác khi đã ổn định hơn, thay vì đầu tư dàn trải ngay từ đầu vào những công cụ chưa thực sự cần thiết cho quy mô hiện tại.